Jenis Penjualan
Terdapat beberapa cara dalam menjual. Untuk itu sistem yang
diaplikasikan disesuaikan dengan operasi dilapangan. Dalam pembahahan
ini saya membahas pada sebuah perusahaan dagang yang
teridentifikasi beberapa jenis Penjualan di Perusahaan ini yaitu ;
- Penjualan Langsung yaitu penjualan dengan mengambil barang dari supplier dan langsung dikirim ke customer.
- Penjualan Stock Gudang yaitu penjualan barang dari stock yang telah tersedia di gudang
- Penjualan Kombinasi ( langsung + Stock ) yaitu penjualan dengan
mengambil barang sebagian dari supplier dan sebagian daris stock yang
tersedia di gudang.
Unit Organisasi yang terkait
Procedure penjualan melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan
maksud agar transaksi penjualan yang terjadi dapat diawasi dengan
baik.[1] Dalam system berjalan sesungguhnya terdapat unit-unit
fungsional namun belum mendukung arus informasi dapat berjalan dengan
baik. Hal ini merupakan salah satu hambatan yang menyebabkan proses
pencatatan transaksi tidak berjalan sebagaimana mestinya.
Terdapat 8 (Delapan) unit organisasi yang diperlukan dalam sistem penjualan dan pembelian yaitu :
- Bagian Order Penjualan
- Bagian Otorita Kredit
- Bagian Billing/Piutang
- Bagian Stock & Delivery
- Bagian Buku Besar
- Bagian Pembelian
- Bagian Gudang
- Bagian IT/Pengolahan Data Elektoronik
Dokumen yang digunakan
- Penawaran Harga (PH)
- Order Form (OF)
- Memo
- Purcahse Order (PO)
- Surat Pengantar Supplier (SPS)
- Berita Acara Penerimaan
- Delivery Order / Surat Pengantar / Surat Jalan (DO/SP/SJ)
- 1 & 2 Tembusan pengiriman
- 3 Tembusan langganan
- 4. Arsip bagian delivery
- Surat Perintah/permintaan Pengeluaran barang (SPB)
- Invoice/Faktur
- 1. Invoice
- 2. tembusan Piutang
- 3. tembusan Jurnal
- 4. arsip di bagian order penjualan
- Faktur Pajak
- 1. Faktur Pajak
- 2. Arsip
- 3. Extra Copy
- Kwitansi
Sumber daya
- Hardware : Menggunakan fasilitas yang telah tersedia dengan tambahan link
- Brainware : Menggunakan Personal yang telah ada dengan memberikan pelatihan
Strukture Organisasi
Sasaran
- Automatisasi system akuntansi Penjualan
- Terbentuk system pengolahan data terdistribusi
- Mengurangi volume pekerjaan bagian akuntansi
- Menghindari keterlambatan laporan akuntansi Penjualan
- Dll
Waktu yang diperlukan
- Aplikasi Penjualan sudah dapat digunakan Juni 2005 untuk bagian-bagian tertentu dan efektif mulai awal periode akuntansi 2006
Biaya
- Konsultan/dokumentasi : -
- Programmer : -
- Pelatihan : -
Uraian Prosedur
Bagian Order Penjualan / Sales/Marketing
- Merima Order dari langganan. Order dari langganan diterima dalam
bentuk (PO) dari langganan melalui fax atau secara langsung yang
kemudian dicatat dalam order form. Permintaan secara lisan melalui
Telephone tidak dapat dilayani.
- Memverikasi order langganan mencakup data pelanggan secara lengkap
termasuk alamat penyerahan barang yang diinginkan customer, Quantity,
dan merawat validasi data tersebut melalui workstation yang ada pada
bagian penerimaan order untuk mengecek pemenuhan order, meliputi nama
product, nomor surat pesanan atau pemesan, harga, tanggal penyerahan
barang, dll.
- Mencatat order langganan ke sistem komputer dan menerbitkan dokumen
order penjualan. Dokumen ini selanjutnya berfungsi sebagai surat
permintaan pengadaan barang (stock request). Bila barang yang dipesan
tidak tersedia atau persediaan di gudang tidak mencukupi, maka akan
direkam sebagai back order. (order yang belum terpenuhi). Order
penjualan di print out melalui printer di bagian penerimaan order
- Membawa dokumen order penjualan ke bagian otorita kredit untuk
mendapat persetujuan penjualan kredit. Bila Customer tetap dapat
langsung ke bagian Stock & Delivery.
- Mengadakan contact dengan pelanggan mengenai pemenuhan order.
Bagian Kredit
- Menerima dokumen order penjualan dari bagian penerimaan order
- Memeriksa status langanan melalui workstation yang ada di bagian otorita kredit
- Berdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer, kemudian memutuskan apakah order ini dapat dipenuhi
- Menyerahkan kembali dokumen order penjualan yang sudah di verifikasi
dan ditandatangani, dan diteruskan ke bagian Stock & Delivery.
- Menerima faktur lembar ke-1, Faktur Pajak lembar ke satu dan
Delivery Order lembar ke-1 yang telah diverifikasi oleh oleh langganan
dan mengarsipnya urut tanggal.
Bagian Stock & Delivery
- Menerima Oder Penjualan yang telah ditandatangani bagian otorita kredit dari bagian order penjualan
- Menyiapkan Dokumen pengiriman berdasarkan order penjualan. Bila
barang tidak tidak tersedia di gudang meneruskan order penjualan ke
bagian pembelian barang dagang.
- Mencatat pembelian, berdasarkan surat jalan yang ditandatangani oleh
sopir untuk barang yang langsung dijual atau Surat Jalan supplier yang
ditandatangani oleh bagian gudang untuk barang yang masuk ke gudang.
- Membuat Delivery Order untuk order penjualan yang telah mendapat otorisasi dari bagian otorita kredit
- Membuat surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang, untuk
penjualan yang mengambil barang di gudang. Atau meminta PO/Memo untuk
mengambil barang di supplier dari bagian pembelian barang dagang.
- Menyerahkan Delivery order, Surat Perintah/permintaan/Bon
pengeluaran barang atau PO/Memo ke bagian transportasi (sopir) untuk
meminta barang ke gudang atau mengambil barang di supplier.
- Menerima Deliveri order lembar 1 & 2 yang telah ditanda tangani/diverifikasi oleh Langganan
- Menerbitkan listing delivery order dan diserahkan ke bagian pembuat invoice.
Bagian Gudang
- Menerima Perintah/Permintaan Barang
- Menyediakan barang sesuai dengan Surat perintah/permintaan/Bon
pengeluaran barang (Deliveri Order tidak boleh digunakan untuk
pengeluaran barang karena tidak semua penjualan menggunakan barang yang
ada di gudang)
- Mengembalikan Perintah/Permintaan/Bon pengeluaran barang kepada
sopir untuk ditandatangani dan meminta copynya setelah ditandatangi.
- Mencatat Pengeluaran Pada Kartu Persediaan
Bagian Transportasi (Sopir)Penjualan langsung (Barang langsung dari Supplier)
- Menerima PO/Memo, Delivery Order dari bagian Stock & Delivery
- Meminta barang ke supplier menggunakan PO/Memo
- Menerima surat Jalan/Surat Pengantar Supplier
- Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh supplier dengan memo/Po/Surat Jalan Supplier
- Menanda tangani Surat Jalan Supplier dan meminta copynya.
- Membawa dan Menyerahkan barang ke customer
- Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.
- Meminta Lembar Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani
- Menyerahkan Delivery Order lembar 1 & 2 kepada Invoice (melalui Kurir)
- Menyerahkan Copy Surat Jalan/Surat Pengantar Supplier yang telah ditanda tangani ke bagian Stock. & Delivery (melalui Kurir)
Penjualan Barang Dari Stock Gudang
- Menerima Surat Perintah/Permintaan pengeluaran Barang, Delivery Order
- Meminta barang ke gudang dengan meyerahkan Surat Perintah/Permintaan Pengeluaran Barang.
- Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh bagian gudang
- Menanda tangani Surat Perintah/Permintaan barang dan meminta copynya kepada bagian gudang.
- Menyerahkan barang kepada customer
- Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.
- Meminta Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani
- Menyerahkan delivery Order lembar 1& 2 kepada bagian Invoice (melalui Kurir)
- Menyerahkan Surat Perintah Pengeluaran barang yang telah ditandatangi ke bagian Stock & Delivery. (melalui Kurir)
Bagian Invoice/Faktur
- Menerbitkan Faktur berdasarkan data delivery order yang telah di
entry oleh bagian stock & delivery. Pembuatan faktur ini cukup
dengan memasukan nomor order penjualan yang sudah direkam file server
- Menerbitkan faktur pajak.
- Menerbitkan listing penjualan harian
- Mendistribusikan Dokumen
- Invoice/Faktur, Faktur Pajak lembar ke-1, Deliveri Order lembar ke-1 ke bagian Kredit
- Tembusan Penjualan ke pemegang buku piutang
- Tembusan Jurnal, Faktur Pajak lembar ke-2, Faktur Pajak Lembar ke-2 Ke bagian buku besar
- Mengarsip Invoice lembar ke-4, Delivery order lembar ke-2, faktur pajak lembar Extra Copy.
Bagian Administrasi KeuanganBagian administrasi keuangan
adalah bagian yang menjalankan fungsi akuntansi yang bertanggung jawab
mencatat transaksi keuangan dan menyusun laporan keuangan. Bagian
administrasi keuangan yang berhubungan dengan system penjualan adalah :
Bagian Piutang
- Menerima faktur lembar ke-2 & 3 dari bagian Invoice
- Merekam data transaksi penjualan dengan cara memasukan nomor order penjualan. Perekaman meliputi data transaksi piutang
- Mengarsip lembaran faktur lembar ke-2 urut tanggal
- Mengumpulkan faktur lembar ke-3 dalam suatu periode harian
- Menyerahkan satu kumpulan (batch) dari faktur lembar ke-3 bersama batch control sheet bersangkutan ke bagian buku besar.
- Membuat surat penagihan
B. Bagian buku besar
Bagian Jurnal Penjualan
- Menerima copy list penjualan harian yang dilampirkan copy faktur
(tembusan Jurnal) dan Delivery Order lebar ke- 2 yang telah
diverifikasi oleh penerima barang.
- Menerima copy Faktur Pajak.
- Mencatat Jurnal transaksi Penjualan
Bagian Jurnal Pembelian
- Menerima Copy Po dari bagian pembelian
- Menerima bukti penerimaan barang dari bagian penerimaan
- Mencatat Jurnal transaksi yang menyebabkan timbulnya utang
Bagian pengolahan IT/Data elektronik
Bagian IT tidak melakukan fungsi
pemasukan data karena semua input telah dimasukan melalui terminal
masing-masing bagian. Yang dilakukan oleh bagian ini adalah
mengendalikan arus informasi dan mengevaluasi laporan-laporan yang
dihasilkan oleh sistem informasi yang selanjutnya diserahkan ke bagian
yang berwenang untuk dapat menentukan tindakan apa yang perlu dilakukan.
Bagian IT memberikan support terhadap berjalannya arus informasi dengan baik, pengendalian proses, pemilihan teknologi dll.
Jumlah
personal untuk mengisi bagian-bagian tersebut diatas sangat tergantung
pada kebutuhan dimana ada bagian yang dapat digabung sehingga beberapa
bagian ditanggani oleh seorang personil dan sebaliknya ada bagian yang
harus dimekarkan sehingga satu bagian diisi oleh beberapa personal. Arus
dokumen disesuaikan dengan bagian yang ada.
0 komentar: (+add yours?)
Posting Komentar